Het zorgen dat je facturen op tijd betaald worden is bij veel bedrijven een behoorlijk klus. Helaas is het zo dat niet iedere klant tijdig kan en wil betalen en daarbij moet je nog de hoop hebben dat je niet een klant hebben die ineens helemaal niet meer blijkt te kunnen betalen. Zeker binnen het MKB een behoorlijk probleem omdat deze groep vaak te kampen heeft met een zogenaamd concentratierisico. De grootste klant die een groot deel van de totale omzet vertegenwoordigt. Als die ineens niet meer in staat blijkt te zijn om te betalen ontstaat er een fors probleem. Een goede KPI om op het debiteurenbeheer te sturen is de omloopsnelheid debiteuren. In dit blog vertellen we je uitgebreid hoe je het debiteurenbeheer goed neerzet binnen je organisatie.
Het goed neerzetten van je debiteurenbeheer
Het debiteurenrisico kan uiteindelijk een flinke impact hebben op bedrijven. Het hierboven beschreven veel voorkomende concentratierisico kan bedrijven in de problemen helpen. Het zou daarom absoluut prioriteit moeten hebben om het debiteurenbeheer goed neer te zetten binnen je bedrijf. Dit moet er allereerst voor zorgen dat het de juiste focus heeft. Dit realiseer je onder andere door er iemand binnen je bedrijf verantwoordelijk voor te maken. Zorg er daarbij ook voor dat er een goed software pakket is aangeschaft. Met deze software kan je meestal ook factureren. Het handige is dat deze facturen in je systeem staan en dat je goed kunt volgen of de betreffende factuur betaald is. Vaak is er ook een koppeling te maken met je internetbankieren en kan je dus snel zien of iets wel of niet betaald is. Wordt er een betalingstermijn overschreden dan kun je snel actie ondernemen door binnen een aantal dagen de herinneringsfactuur te versturen. Als deze niet binnen een week wordt voldaan kun je telefonisch contact opnemen om tot goede nieuwe afspraken te komen. Door er op deze manier kort op te zitten verkort je over het algemeen de omloopsnelheid debiteuren.
Wat als je strakke debiteurenbeheer niet werkt?
Helaas is het zo dat het kan voorkomen dat er toch nog niet betaald is ondanks dat je kort en strak op je debiteurenbeheer zit. Er zit dan niets anders op dan een overdracht te doen aan het incassobureau. Wacht hier ook niet te lang mee om de omloopsnelheid debiteuren niet teveel te laten oplopen. Het incassobureau gaat eerst via een minnelijke incassoprocedure ervoor zorgen dat de klant opnieuw wordt aangeschreven en gebeld wordt zonder hierbij nog juridische middelen in te zetten. Helpt dit niet dan worden via een juridische incassoprocedure alsnog deze juridische middelen ingezet. Denk hierbij aan bijvoorbeeld beslaglegging.