Door processen binnen je bedrijf te automatiseren, bespaar je veel tijd en dus ook geld. Efficiënt werken is waar iedere ondernemer naar streeft. Door gebruik te maken van digitale werkstromen, sla je een belangrijke efficiencyslag. Werkstroom-management wordt steeds vaker toegepast in bedrijven en ook intensief gebruikt. Het is een goede manier om sneller en slimmer te werken. Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan administratieve rompslomp en kunnen zich dus vaker focussen op dat waar ze echt goed in zijn. Maar een proces automatiseren met behulp van een werkstroom: hoe werkt dat precies? Hopelijk wordt het duidelijk aan de hand van twee praktijkvoorbeelden die we bespreken in dit blog.
Handel klachten efficiënt af
Klachten krijgen is vervelend, maar ook een manier om te leren. Het is vooral bekend dat je hier op een zorgzame manier mee om dient te gaan en met een werkstroom doe je dit snel en efficiënt. Wanneer er een klacht binnenkomt, kun je dit registreren in een document management systeem (DMS): een plek waar alle digitale documenten binnen de organisatie worden beheerd. In dit DMS treedt de werkstroom in werking voor de afhandeling van de klacht. De afhandeling ervan wordt aan iemand toegewezen. Deze behandelaar krijgt automatisch het verzoek om de klacht te beoordelen en af te handelen. Vervolgens geeft hij in het systeem aan of de klant terecht of onterecht is en volgt er eventueel een antwoord in de vorm van een vergoeding of compensatie voor de klant of leverancier.
Digitale facturatie
Facturatie is een tijdrovend proces. Logisch ook, want het is belangrijk dat dit zorgvuldig gebeurt. Met behulp van een werkstroom kun je het proces van facturatie verbeteren, zowel qua zorgvuldigheid als tijdsbesteding. Hoe ziet een digitaal proces van facturatie er dan ongeveer uit als er gebruikt wordt gemaakt van een werkstroom? Wanneer de factuur digitaal binnenkomt, wordt deze automatisch geregistreerd in het DMS. Op basis van factuurnummer wordt de factuur ook direct gekoppeld aan de inkoopfactuur. De verantwoordelijke administrateur krijgt automatisch een verzoek om de factuur te controleren en goed- of af te keuren. Wanneer het gaat om grote bedragen, kan ook de directie worden aangehaakt voor goedkeuring. Wanneer dit gebeurt is en de facturatie is goedgekeurd, geeft het financiële systeem de factuur vrij voor betaling.
Hoe gaat jouw bedrijf om met automatisering?
Hierboven zijn slechts twee praktijkvoorbeelden benoemd van het voordeel van een werkstroom. Er zijn nog heel veel meer voordelen te benoemen waarmee een werkstroom ook binnen jouw bedrijf processen kunt automatiseren en optimaliseren. Onderzoek hoe jouw organisatie ook profiteert van efficiënte werkstromen.